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7月10、2017 / ミレランモヤ/ / 注釈

10はあなたのイベントを効果的に合理化する方法

イベントを計画し実行する際には、効率的であり、物事をできる限り円滑に実行し続けることが重要です。 次の10でのSarah Hill氏のクリエイティブコンテンツライター グループ7イベント株式会社、多くの頭痛からあなたを救うでしょう。

  1. 早めに会場を予約してください。

夏休み後、クリスマス前、および年度末(5月と6月)には、会場で特に忙しい時期があります。 これらの期間にイベントを開催する場合は、イベントの規模にもよりますが、開催日を確保するために早めに会場への連絡を開始する必要があります。

  1. タイムラインとタスクリストを作成する

あなたが深く掘り下げる前に、あなたがあなたがプロセスを通して参照することができるあなたのイベントのためにタイムラインとタスクリストを準備することを確認してください。 それはあなたが望むように単純でも複雑でもあり得ますが、大事な日が近づくにつれてそれに頼ることができるときあなたはあなたのラッキースターに感謝するでしょう。

  1. 紙のフォームを廃止する

イベントの効率を上げたい場合は、登録プロセスから始めてください。 紙のフォームを収集し、スプレッドシートにデータを転送し、支払いをフォローアップするのは、時宜を得た複雑な作業です。 このようにする必要はありません。 オンラインイベント登録システムはあなたとあなたのメンバーに多くの手間を省くことができます。 連絡先の詳細、支払い情報、食事の要求はボタンをクリックするだけで確認でき、メンバーはしばしばログインして登録を更新することができます。 イベント登録システムはすべて異なりますので、時間をかけて特定のニーズに合ったオプションを選択してください。

  1. 早めに宣伝を始める

ほとんどの専門家のスケジュールはすぐにいっぱいになります。 あなたが可能な限りあなたのイベントを最大限に知ることができるようにするために、あなたが十分な事前通知を会員に提供することを確認してください。 従うべきより多くの詳細があると述べている「日付を保存する」でさえも、彼らの心の中で日付を固めてそして予想を作成します。 早い段階で登録を集めると、必要に応じて開催場所を調整できるように、イベントがどれくらい大きくなるかを把握するのにも役立ちます。

  1. 登録期限とキャンセル期限を設定する

イベントに至るまでの日数は非常に多いため、登録とキャンセルの期限を設定する必要があります。 配布資料や景品などの資料を準備するには、何人の来客を期待するかを知る必要があります。 また、少なくとも48-72時間前に会場に保証を提供する必要があるため、これらの期限をイベントの少なくとも72時間前に設定することをお勧めします。 通常、数を増やすことはできますが、減らすことが問題です。この期間内にゲストがキャンセルすることを許可されている場合は、食事代が支払われますが、これは決して良いことではありません。

  1. 出席者への情報提供

イベントの前に重要な情報についてゲストに知らせてください。 プライベートクラブやゴルフコースでイベントを開催している場合は、ドレスコードの警告が不可欠です。 ゴルフトーナメントの場合は、登録時間、引き分けのための現金、チームメイト、または開始ホールについてもゲストに通知します。 1通の電子メールで電話からあなたを救い、出入り口での質問を減らすことができます。

  1. 会場で最終詳細を確認する

あなたと同じように、会場では多くのイベントを計画するのに忙しいので、イベント契約に記録されていない場合は細部の詳細を忘れがちです。 あなたのイベントに至るまでの日数をタッチして、詳細やテーブルのセットアップ要件などの追加の要求を再確認します。 すべての会場は、その会場のスタッフが従うイベントシートを作成します。あなたがこれを見て、逃したかもしれないどんな問題/メモでも見つけるために細かいつまようじでそれをするように要求するようにしてください イベントスペースのウォークスルーもセットアップを視覚化するのに役立ちます。

  1. いつも早く到着

あなたはイベントの日にどんな驚きが起きることができるのか決してわかりません。 部屋が正しく設定されていない可能性があります。 多分あなたは事務所で重要な物を忘れました。 また、すべての機器が正常に機能していることを確認するために、徹底的なAVテストを実行する必要があります。 スピーカーも早めに到着するようにしてください。そうすれば、スピーカーはセットアップに慣れることができます。

  1. 組織的な方法でゲストを迎える

登録デスクは、参加者のイベントに対する第一印象です。 あなたが群衆を扱う準備ができている丁寧なスタッフやボランティアを持っていることを確認してください。 アルファベット順に配置されている名前入りバッジは、合理化されたプロセスに貢献します。 あなたは、人々がドアに登録されていないように見える場合に備えて、出席リストと支払いを集める方法のプリントアウトを持つべきです。 バスルームやコートラックが到着したらすぐにどこにあるかを確認し、あらゆる質問に備えてください。

  1. タイムラインで議題を準備する

イベントが順調に進むようにするために、ボランティアと司会者のための議題の日程が必要です。 これには、重要な発表、講演者の名前、略歴、スポンサーの表彰などが含まれます。 誰もが忙しい生活をしているので、イベントが予定された終了時間を過ぎてもゲストが早く出発したくない場合があります。 その後すぐに別のグループが開始する場合も、会場に問題が生じる可能性があります。 楽しくスピーカーを動かすことができる陽気な司会者はあなたのイベントにとって大きな財産となるでしょう。

これは心に留めておくべきことのように思えるかもしれませんが、それの多くは常識であり、経験があります。 これらの項目をイベント計画タスクリストに組み込んでいれば、何も心配する必要はありません。

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